Esta questão ganha particular relevância em operações sujeitas a oscilações de volume, picos sazonais, diferentes canais de distribuição ou necessidades variáveis de recursos. Nestes contextos, recorrer a um parceiro especializado pode proporcionar maior capacidade de adaptação, desde que o modelo seja corretamente dimensionado e acompanhado.
Leia também: As vantagens do outsourcing na logística, por Diana Costa
Mas que atividades podem, então, ser externalizadas? Em que situações faz sentido fazê-lo? E o que deve uma empresa considerar antes de selecionar um parceiro logístico?
Primeiramente, o que é o outsourcing logístico?
O outsourcing logístico corresponde à externalização, total ou parcial, de atividades ou operações logísticas a um parceiro especializado, que passa a assegurar a execução dos processos definidos no âmbito da colaboração.
Consoante as necessidades da organização e o modelo adotado, pode abranger atividades como a movimentação, armazenamento, preparação, expedição ou distribuição de mercadorias.
O seu alcance pode variar significativamente. Em alguns casos, inclui apenas uma função específica, já noutros pode integrar várias etapas e tarefas da operação.
Em síntese
O outsourcing de operações logísticas implica a atribuição ao parceiro da execução e, quando aplicável, da gestão operacional dos processos definidos, exigindo uma delimitação clara de responsabilidades e mecanismos consistentes de acompanhamento entre as partes.
Que atividades se podem integrar num modelo de outsourcing logístico?
A configuração dos serviços de outsourcing logístico depende das características da operação, dos recursos existentes e dos processos que o parceiro pretende externalizar. Entre as atividades passíveis de externalização, podemos destacar:
- Receção e conferência de mercadorias;
- Operações de carga e descarga;
- Armazenamento e movimentação interna;
- Organização e controlo de stock;
- Gestão e formação das equipas afetas à operação.
- Coordenação e apoio nas operações de transporte de mercadorias;
- Expedição e gestão de devoluções;
- Preparação e apoio à distribuição;
- Abastecimento de linhas de produção;
- Picking, packing, etiquetagem e preparação de encomendas;
E em que contextos faz sentido avançar para a externalização das operações logísticas?
O outsourcing logístico pode ser considerado quando uma organização necessita de reforçar a capacidade operacional, aumentar a flexibilidade ou incorporar competências especializadas sem desenvolver internamente toda a estrutura necessária.
Em determinados modelos, a externalização pode ainda facilitar o acesso a equipamentos, infraestruturas ou soluções tecnológicas disponibilizadas pelo parceiro. Desta forma, o outsourcing altera a forma como responsabilidades e riscos são distribuídos.
Quais são as principais vantagens do outsourcing logístico?
O outsourcing logístico pode contribuir para uma operação mais flexível, especializada e orientada para critérios objetivos de desempenho. Contudo, é fundamental assegurar uma adequada articulação entre o modelo definido e as necessidades da organização, garantindo, em última instância, um alinhamento efetivo entre as partes.
Destacamos três vantagens particularmente relevantes:
Maior flexibilidade e capacidade de resposta
Um modelo de outsourcing pode facilitar a adequação dos recursos e da capacidade operacional às necessidades efetivas da operação, nomeadamente perante oscilações de volume, campanhas ou períodos de maior atividade.
Esta flexibilidade pode reduzir a necessidade de manter permanentemente uma estrutura dimensionada para os períodos de maior procura, permitindo uma resposta mais eficiente e ajustada à evolução do negócio.
Acesso a competências e recursos especializados
Um parceiro com experiência em operações logísticas permite incorporar competências, recursos e soluções já testadas, reduzindo o tempo de implementação, a curva de aprendizagem e o investimento associados ao desenvolvimento interno.
Consoante o modelo contratado, o parceiro pode ainda disponibilizar equipamentos, infraestruturas e ferramentas tecnológicas de suporte à operação.
Esta capacidade instalada permite uma implementação mais rápida e, simultaneamente, libertar recursos internos para atividades consideradas estratégicas ou core do negócio.
Qualidade dos níveis de serviço: maior consistência e controlo
A definição de procedimentos e a atribuição de responsabilidades conferem maior consistência à execução destas atividades. Por sua vez, o acompanhamento dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) de produtividade, qualidade, cumprimento de prazos ou gestão de incidências permite detetar desvios com maior rapidez e sustentar processos de melhoria contínua.
Ideia-chave: O valor do outsourcing logístico resulta da capacidade de adaptar a operação às necessidades do negócio, mantendo níveis de serviço consistentes e mecanismos eficazes de acompanhamento e controlo.
Como escolher uma empresa de outsourcing logístico?
A escolha de um parceiro logístico deve começar por um diagnóstico rigoroso da operação:
- Que processos se pretende externalizar;
- Volumes atuais e previstos;
- Sazonalidade e picos de atividade;
- Requisitos técnicos da operação;
- Recursos e competências necessários;
- Sistemas envolvidos e necessidades de integração;
- Níveis de serviço esperados;
- Principais riscos e constrangimentos operacionais.
Partindo desta informação, torna-se possível avaliar de forma mais objetiva a adequação de cada parceiro, com base em:
- Experiência em operações com características semelhantes, avaliando não apenas o setor, mas também complexidade, volumes e tipologia dos processos;
- Capacidade de dimensionamento das equipas e dos recursos perante alterações previsíveis da procura;
- Competências técnicas e capacidade de gestão operacional;
- Disponibilidade dos equipamentos, infraestruturas ou outros recursos necessários, quando sejam da responsabilidade do parceiro;
- Compatibilidade tecnológica e qualidade dos fluxos de informação;
- Definição clara de SLAs, KPIs e responsabilidades;
- Modelo de acompanhamento, reporte e gestão de incidências;
- Procedimentos de segurança e requisitos de compliance aplicáveis à operação;
- Transparência da estrutura de custos e das condições de revisão do serviço;
- Capacidade de adaptação do modelo à evolução da operação.
Mais do que analisar isoladamente os recursos apresentados por uma empresa, importa compreender como esses recursos serão integrados num modelo operacional concreto.
Na Knower Logistics, contamos com uma equipa experiente e desenhamos soluções logísticas totalmente adaptadas aos requisitos concretos de cada operação. Agendamos uma conversa para identificar o modelo mais adequado para o seu desafio?
Perguntas frequentes (FAQ)
1. O outsourcing logístico pode abranger apenas uma parte da operação?
Sim. O outsourcing pode abranger apenas um serviço ou conjunto específico de atividades, mantendo internamente as restantes funções. O âmbito da colaboração deve ser definido em função das necessidades da operação, dos recursos disponíveis e do grau de responsabilidade a atribuir ao parceiro.
2. Que indicadores definir num contrato de outsourcing logístico?
Os KPIs devem estar diretamente relacionados com os processos efetivamente externalizados e com os níveis de serviço acordados.
Numa operação de armazém, podem incluir produtividade, taxa de incidências ou cumprimento dos tempos de processamento. Quando o âmbito inclui expedição ou transporte, podem igualmente ser utilizados indicadores de cumprimento dos prazos de entrega ou OTIF (On Time In Full).
3. Que riscos antecipar num modelo de outsourcing logístico?
A externalização de processos logísticos deve ser acompanhada de uma avaliação prévia dos riscos associados. Entre outros:
- Perda de visibilidade sobre determinados processos;
- Dependência excessiva do parceiro;
- Integração insuficiente entre processos, equipas ou sistemas;
- Custos não previstos ou incorretamente dimensionados;
- Desvios aos níveis de serviço acordados;
- Dificuldades durante a transição ou o ramp-up da operação;
- Perda de conhecimento operacional interno;
- Dependência de recursos críticos para a continuidade da operação.
Estes riscos não tornam o outsourcing inadequado, mas reforçam a importância de um contrato claro, um plano de transição estruturado, responsabilidades bem definidas e um modelo consistente de acompanhamento e governance da operação.
